Biz de bu unsurlardan bazıları açısından iş zekası projelerini inceleyelim:
PROJE GETİRİLERİ (ya da hedefleri)
Finansal sonuçların yanısıra finansal olmayan sonuçlar da hedeflenebilir.
Sektörüne, içeriğine ve şirketin yaklaşımına bağlı olarak değişiklikler göstermesi mümkün olmakla birlikte iş zekası projelerinden beklenebilecek bazı hedefleri sıralayalım. Tabii ki bu liste bütüncül değil, yani olası tüm getirileri listelemiyor. Ama size bir fikir verebilir:
- Şirket gelirlerinin daha iyi anlaşılıp artırılabilmesi.
- Şirket maliyetlerinin daha iyi anlaşılıp azaltılabilmesi.
- Müşteriler, çalışanlar, departmanlar gibi unsurların özellikleri bazında performans açısından incelenebilmesi sonucu, müşteri ödül programlarının, çalışan ödül programlarının ve departmanlar arası kaynak paylaşımının daha iyi yönetilebilmesi.
- Şirketin stratejik, taktik ve operasyonel seviyede aldığı kararların bilgisiz fikirlerden çok bilgi temelli fikirlere dayanmasını sağlamak.
- Şirkette bilgi şeffaflığını artırmak.
- Performans ölçümlerinin daha sağlıklı olmasını sağlamak ve sorunlar konusunda sahiplenme sorunlarını iyileştirmek.
- Sorun oluşan konuların erken fark edilmesini sağlamak.
- Olası kar modellerinin erken ve daha iyi anlaşılmasını sağlamak, böylelikle fırsat süreci kapanmadan faydayı ençoklamak.
- Konsol ve karne gibi izleme sistemleri ile işi doğru izlemek ve işin izlendiği bilincini tüm şirkette oturtmak.
- Finansal başarıyı sağlayan müşteri, üretim ve insan kaynakları kriterlerini belirleyerek finansal sonuçlar gibi ardıl ölçütlerin yanısıra bu tür öncül ölçütleri de denetim altında tutabilmek.
...
Bu liste daha çok uzayabilir. Ama sanırım bir fikir verecek seviyeye gelmiştir.
PROJE RİSKLERİ
- Kullanıcıların güvenini kazanamamak. Haklı ya da haksız olarak iş zekası sisteminin yanlış sonuçlar verdiği düşüncesi yayılırsa proje ölü doğmuş olabilir.
- Kullanıcıların alışkanlıklarını değiştirememek. Eski sistemlerini daha rahat bulan kullanıcılar yeni sistemin getirdiği faydalardan yararlanmayabilir. Kullanılmayan bir iş zekası sistemi yok hükmündedir.
- Projenin çok uzun süreli ve çok kapsamlı olarak ele alınması, sürümlü yaklaşıma gidilmemesi sonucu bir türlü bitmeyen canavar bir projeyle başbaşa kalmak.
- Projenin başarılı olması durumunda ortaya çıkaracağı birtakım rahatsızlık verici gerçekleri öngörememek ve bunların hazmedilebilmesi için şirket yönetiminde gerekli hazırlıkları yapmamak. (Örneğin örtülü ve küçük çaplı birtakım yolsuzlukların ortaya çıkması...)
- Bilginin kolay ulaşılmasının getireceği fazladan güvenlik sorunlarını öngörememek. Yanlış kişiler yanlış bilgilere çok kolaylıkla ulaşır hale gelebilir.
- İş zekası sistemini şirket çapında bütüncül bir yapı gibi öngörmek yerine, departman bazlı ve birbiriyle ilişkisiz küçük iş zekası adacıkları oluşturmak. Bu durum, iş zekasının pek çok faydasını sıfırlayacaktır.
- Raporlama ve analiz alanında çalışan insanların kendilerinin daha kalifiye analize yöneleceklerini fark edememeleri, aksine işlerinden olacakları, işlerinin tamamen otomatikleşerek kendilerine gerek kalmayacağı fikrine kapılmaları ve projeye direnmeleri sonucu hatalı, yanlış ya da eksik sistemlerin ortaya çıkması.
Risklerle ilgili olarak da yukarıdaki liste tabii ki tüm riskleri 'tüketen' konumunda değil. Ama yine fikir vermek açısından iyi bir başlangıç olduğunu düşünüyorum.
PROJE VARSAYIMLARI
Bir projede dikkatle ele alınması gereken çok önemli bir konu varsayımlardır. Varsaymak anlamındaki ASSUME kelimesiyle ilgili İngilizce'de şöyle bir anlam da verilir: make an ASS of U and ME. Türkçesini burada yazmayacağım. Ama varsaymanın ne kadar sakıncalı olabileceğiyle ilgili önemli bir uyarı olarak aklınızda kalsın.
Varsayımlarla ilgili sorun şudur: Yanlış olabilirler.
Bir varsayımı veri olarak kabul edip sonraki yaklaşımlarınızı ona göre geliştirdiğiniz için sıkıntılı durumlara düşebilirsiniz sonradan.
Şunu düşünün: Şirkette iş zekası projesine başlayacaksınız, o ana kadar sürekli Microsoft ürünleri kullanılmış durumda. Ama iş zekasına yeni giriyor şirket. Microsoft ürünleriyle devam edileceğini varsayıp ona göre bir proje hazırlığına girişiyorsunuz, ama üst yönetim projenizle ilgili hazırlık sunumunu yaparken böyle bir seçim yapılmış olduğunu nereden çıkardığınızı soruyor. Öğreniyorsunuz ki, daha önce yapılmış tüm yatırımlarda hangi teknolojinin kullanılacağı da proje kapsamında incelenerek karara varılmış. Burada da Microsoft teknolojileri kullanılabilecek olduğu gibi belki başka teknoloji de kullanılabilecek. Proje kapsamında bunun da incelenip karara bağlanması gerekiyor.
Varsayımlar hakkında bir liste vermek pek mümkün değil. Şirketin kendine özgü şartları çok etkili çünkü bu alanda. Ama birkaç tehlikeli varsayım örneği verebiliriz:
- Kullanıcıların sisteme büyük bir hevesle atlayacağını varsaymak. Oysa çoğu durumda onlara projenin 'satışını' yapmak gerekir.
- Ekibin becerisinin bu konuda yeterli olduğunu varsaymak, hazırlıkla ilgili yeterli öngörüde bulunmamak. İş zekası projeleri disiplinler arası projelerdir. Çoğu durumda yakın projeler yapmış kişilerin bile bakış açılarında önemli değişiklik yapmayı gerektirirler.
- IT kaynakları ve IT liderliğinin başarılı bir iş zekası projesi için yeterli olduğunu varsaymak. Oysa değildir. İş zekası projelerinin sahibi iş tarafı olmalıdır. Tabii ki IT'nin büyük desteği, emeği ve mesaisi gerekir. Ama işin sahibi IT olmamalıdır.
PROJE BAŞARI KRİTERLERİ
Bir iş zekası projesinin başarı kriterleri teknik ya da işle ilgili olmak üzere iki grupta ele alınabilir.
Hangi gruptan olursa olsun, her başarı kriterinde zaman bağlamının da olması çok önemlidir.
Teknik başarı kritelerlerine örnek olarak birkaç şey sayalım:
- Proje kapsamının x ayda tamamlanması- x, y, z raporlarının t günde eski sistemden yeni sisteme sorunsuz hale çalışır halde aktarılması.
- Daha önceki ortamda alınamayan t1, t2 raporlarının yeni sistemde alınır hale getirilmesi ve z ayda iş süreçlerinde etkin olarak kullanım alışkanlığının geliştirilmesi.
Asıl iş tarafındaki başarı kriterlerine göz atalım:
- x ay içinde, şirket için karlılık ölçütlerine göre müşterilerin sıralanabilir hale gelmesi.
- x ay içinde, gereksiz masraf kalemlerinin yakalanması yoluyla satışların maliyetlerinin yüzde y düşürülmesi.
- x ay içinde büyüme potansiyeline sahip bayilerin temel belirleyici özelliklerinin belirlenmesi ve bu profile uyan bayilere yönelik özel satış programı geliştirilmesi.
Gördüğünüz gibi business hedefleriyle olayı ele aldığınızda işin sahibinin neden IT değil de business olması gerektiği net bir şekilde ortaya çıkıyor.
DEĞİŞİM YÖNETİMİ
İş zekası projeleri bitmez. Başarılı iş zekası projeleri sürekli yeni isterlere sebep olur ve yeni fazlarla yaşamlarına devam ederler.
Bu durumda iş zekası projelerini sürümlü olarak ele almak ve sürüm sürelerini kısa tutmak faydalı olacaktır. Benim önerim bir faz için 4 ila 6 aylık bir süre öngörmek yönünde.
Öte yandan iş zekası projeleri çok dinamiktir ve iş kraldır. Bu durumda projenin akışına zarar vermeyecek şekilde iş taraflarının isterleri çok önemlidir.
Bir başka önemli gerçek ise, değişimi yönetemeyen bir projenin asla başarılı olamayacağı.
O zaman değişim yönetimi konusunda önerimiz nedir?
Kesinlikle ilkeleri önceden belirlenmiş bir değişim yönetimi süreci bulunmalıdır. Her faz için kapsam dışı bırakılmış unsurları kapsama almakta isteksiz davranmakta fayda var. Özellikle sürüm aralıkları yeterince kısa tutulduysa bu tür istekler sonraki sürümlere ertelenmelidir.
Projenin ilgili fazında hata, yaklaşım farkı gibi konuları ilgilendiren değişim istekleri ise çok daha istekli ele alınmalıdır. İş tarafının işine yaramayacak, iş zekasına inançlarını sarsacak, yanlış, eksik bir şey sunmayı hiçbir zaman istemeyiz.
